La fin de service, sans trou de caisse

Le soir, c’est là que l’argent se perd

Dans les restaurants équipés, la plupart des clients paient en espèces. Le liquide ne laisse aucune trace tout seul : un billet rendu en trop, une sortie de caisse oubliée, une commande annulée après le départ du client, et le tiroir ne correspond plus au chiffre. Sans clôture sérieuse, on s’en aperçoit à la fin du mois, sans savoir quel jour ni quel service.

La clôture, étape par étape

Avant de clôturer, la caisse signale les commandes non payées : on les encaisse, sinon elles restent ouvertes. Et si des ventes faites sans internet ne sont pas encore arrivées en ligne, la clôture attend leur synchronisation.

À l’aveugle, si vous le voulez

Un caissier qui voit le montant attendu peut « arranger » son comptage. Le droit « Voir le montant attendu en caisse » se donne ou se retire par rôle ou par personne. Sans ce droit, la clôture se fait à l’aveugle : le caissier compte et enregistre, et l’écart part au responsable, jamais sur son écran.

La fiche de fin de service, sur le téléphone du patron

Dès la clôture, la fiche part sur le Telegram du propriétaire, même s’il n’est pas au restaurant. Elle est courte, faite pour être lue debout :

• le restaurant, le service (midi ou soir), l’heure et le nom de la personne qui a clôturé
• le fond d’ouverture, les ventes en espèces, les mouvements, l’attendu et le compté
• l’écart, en clair : « Écart 0 », « Manque » ou « Excédent », avec le montant
• l’enveloppe, ce qui reste en caisse et la sous-caisse
• les sorties de caisse que personne n’a justifiées
• le stock compté ce soir : les écarts en quantité et en dinars, ce qui a été fabriqué ou jeté
• si l’équipe est pointée : qui était là, et depuis quelle heure

Le patron qui a deux restaurants reçoit les fiches des deux sur le même téléphone. Et chaque clôture reste consultable dans le back-office.

Pendant le service, chaque geste a un nom

• Un code PIN par employé : chacun travaille sous son nom. La caisse se reverrouille après un temps sans activité que vous choisissez (15 minutes au départ). Après cinq codes faux de suite, le pavé se bloque dix minutes et le patron est prévenu.
• Un motif pour chaque geste qui enlève de l’argent : annuler une commande, retirer un article, baisser une quantité ou rembourser demande un motif. Offrir un article ou faire une remise sont des droits à part, que vous donnez à qui vous voulez.
• L’accord d’un gérant, si vous le décidez : une fois la commande partie en cuisine, ces gestes peuvent exiger le code d’un gérant ou du propriétaire.
• Ou l’accord à distance : quand aucun responsable n’est là, la caisse envoie la demande sur le Telegram du patron, avec deux boutons. Un appui autorise ce geste-là, sur cette commande-là, pour quelques minutes seulement.
• Les entrées et sorties d’argent se font avec un montant et un motif obligatoire, au nom de celui qui les fait.
• Le journal : dans le back-office, qui a fait quoi et quand, et l’historique de chaque commande.

Les alertes qui n’attendent pas le soir

Certains gestes arrivent sur le Telegram du patron à la seconde où ils se produisent, avec le montant, le numéro de commande et le nom de la personne : un remboursement, une commande marquée payée depuis le back-office, une commande annulée puis restaurée, une commande servie puis annulée sans encaissement. Si vous le souhaitez, vous recevez aussi les articles retirés après le départ en cuisine et les remises faites à la main. Et le résumé du soir reprend, par employé, les annulations, les retraits et l’écart de caisse.

Des droits faits pour votre équipe

Le propriétaire décide qui peut faire quoi, rôle par rôle (gérant, caissier, serveur, cuisine) et, si besoin, personne par personne : encaisser, ouvrir le tiroir sans vente, faire une remise, rembourser, voir l’attendu, compter le stock, recevoir une livraison. Chaque changement de droit est enregistré et le patron en est prévenu.

Le matin aussi

L’ouverture suit le même chemin : qui est là, ce qui reste sur les étagères, puis le fond de caisse. Si le fond doit être corrigé, la demande part au patron, qui l’accepte ou la refuse. Et un tiroir resté ouvert depuis la veille, sans vente depuis 45 minutes, demande à être clôturé : une caisse jamais clôturée rend tous les comptes faux.

Dans quelle offre ?

La clôture guidée, la fiche Telegram, les codes PIN, les motifs et les droits font partie de la caisse : offre Essentiel à 7 800 DA par mois (78 000 DA par an), comme dans le Complet.

Voyez une clôture en vrai : demandez l’essai gratuit de 14 jours, on vous appelle pour l’activer, ou réservez une démo de 20 minutes.